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L’onboarding :

Les bonnes pratiques pour réussir son arrivée chez Uptoo

L'équipe Uptoo par L'équipe Uptoo , le 10 déc. 18.

Chez Uptoo, l’onboarding est un vrai sujet d’entreprise. On a mis en place un parcours d’intégration qui permet aux nouveaux arrivants de tisser des liens et se sentir engagés dès leurs premiers pas dans l’entreprise. En plus de se sentir attendus et considérés, c’est un moyen pour eux de réussir le plus rapidement dans leur nouveau job. C’est aussi l’occasion de promouvoir notre culture d’entreprise et s’assurer qu’ils s’épanouiront dans leur travail au quotidien.

Le sujet de l’onboarding est pris en charge par plusieurs personnes chez nous. Nos CHO : Clémence (bizdev) et Marine (consultante), mandatées pour 6 mois, s’occupent de l’arrivée des nouveaux avec Yvan, notre responsable formation et deux parrains et marraines volontaires.

 

L’organisation du process en interne

Dès lors qu’un collaborateur est recruté, l’équipe en charge de l’onboarding est informée et déploie toutes les actions qui ont été pensées en amont (et qui sont régulièrement retravaillées).

On s’arrange toujours pour que les nouveaux arrivent à plusieurs, par promos. Ça permet d’éviter la solitude des premiers jours et de les former tous ensemble pendant une semaine. Ils nouent plus facilement du lien et de l’attachement, et un mécanisme d’entraide se crée naturellement.

 

Avant l’arrivée des nouveaux collaborateurs

J-3 avant l’arrivée

Chez Uptoo on pense que les premiers jours d’un nouveau job sont ceux à ne pas rater. Tout se joue là. A J-3, on envoie un texto au futur collab avec une photo de sa team. En plus de le motiver, ça le met en confiance (ça évite les phrases de stress “comment sont mes collabs ?”, etc.). C’est l’occasion pour nous de lui rappeler l’adresse des locaux et l’heure d’arrivée ; c’est important d’avoir ces informations d’un point de vue pratique mais aussi plus agréable de savoir qu’on est attendu !

 

Annonce de son arrivée sur notre réseau social interne

En parallèle, on fait aussi une annonce sur notre réseau social interne et on précise la date de son arrivée et le poste qu’il va occuper. Comme l’équipe grandit vite, c’est important de veiller à bien informer tout le monde.

 

Pour les événements

On convie les nouvelles recrues aux gros événements même s’ils ne sont pas encore officiellement arrivés chez nous. Par exemple, si leur contrat commence à la mi septembre, on leur propose de participer au séminaire de rentrée, le moment où l’on se retrouve tous pour annoncer partager les chiffres et les futurs projets et organiser une belle soirée ! Ils sont présentés devant tout le monde par leurs parrains et marraines avec une anecdote drôle ou une passion sur eux.

 

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2. Le jour J : bien accueillir

Petit-déjeuner d’arrivée

Ce jour-là, tout Uptoo est convié à un petit déjeuner d’accueil. On a tous connu ce moment gênant du premier jour, ne pas savoir où aller ni à qui demander. Pour éviter tout ce stress inutile, ce ptit-déj leur permet d’arriver dans de bonnes conditions, de rencontrer ses futurs collègues et de pouvoir discuter tranquillement avant de commencer la formation.

 

Team Uptoo
 
 
Quelques jours après leur arrivée, les CHO et les parrains de la promo organisent un escape game pour la promo, suivi d’un diner avec Didier notre DG.

Un bureau préparé avec le matériel nécessaire et le kit d’onboarding

C’est très important de valider les aspects techniques en amont, par exemple que l’ordinateur des nouveaux collaborateurs soit bien prêt quand ils arrivent et qu’ils aient leurs accès aux outils, boîte emails etc. pour qu’ils n’aient pas à s’en soucier et puissent commencer à prendre leurs marques rapidement. Différents éléments composent le « kit d’onboarding » : un pull uptoo, la newsletter interne, et des cadeaux extra : totebag, stickers etc.

 

L’emploi du temps imprimé

Afin qu’ils s’y retrouvent facilement, on imprime leur emploi du temps de la semaine et on le met sur bureau avant leur arrivée. Ils sont guidés à fond.

 

Le premier déjeuner

Le jour J, un déjeuner avec les parrains et les marraines ou l’équipe est organisé pour assurer d’éviter le stress affreux du premier repas où tu ne connais encore personne.

 

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3. La première semaine

Côté formation

Volontairement, on a choisi de bien remplir les agendas des nouveaux chez Uptoo, en alternant les rendez-vous d’équipe et phases d’immersion. On les appelle le “vis-ma-vie” : nos équipes de commerciaux et recruteurs travaillent ensemble sur les missions. C’est important que chacun comprenne le quotidien de l’autre, les missions et les activités.

La première semaine est entièrement consacrée à la formation : une formation sur Uptoo (pour avoir tous les chiffres en tête, la proposition de valeur, le discours commercial, les offres, le fonctionnement interne etc. ) et une formation métier : quelle BU fait quoi, explication du vocabulaire utilisé etc.

Par la suite les nouveaux recruteurs sont formés sur les différentes étapes d’une mission, de la chasse à la prise de rendez-vous, en passant par la configuration des annonces, la rédaction d’un compte rendu, le déroulé d’une job description etc. ; Ils s’entraînent directement avec leur manager (call, vidéos etc.)

Tous ont une formation marketing pour comprendre bien qui fait quoi et dans quel but. C’est aussi l’occasion de leur refaire une photo sympa et professionnelle, à réutiliser sur LinkedIn, Gmail et un peu partout. Ils travaillent en binôme au début pour qu’ils puissent bien prendre leur marque.

 

Côté intégration : l’escape game et le dîner avec Didier

Quelques jours après leur arrivée, les CHO et les parrains de la promo organisent un escape game pour la promo, suivi d’un diner avec Didier notre DG. Cet événement informel leur permet de faire plus ample connaissance entre eux et de se souder avec la direction dès le début.

 

4. La suite : faire réussir

Formation et suivi d’un mois

Un mois après notre arrivée, on a un rendez-vous fixé pour parler du rapport d’étonnement. L’occasion de valider que tout se passe bien, que le collaborateur est intégré, a bien compris le fonctionnement de l’entreprise et que tout est clair au niveau de ses missions. Pour permettre un échange plus informel et donc plus libéré, ce moment se fait lors d’un déjeuner, à l’extérieur des bureaux.

 

Le suivi personnalisé

Chaque nouvel arrivant a des rendez-vous individuel avec Yvan, notre responsable de la formation interne. Il suit les nouveaux dans leur apprentissage et leur propose des axes d’amélioration, des astuces pour réussir le plus vite possible et s’éclater dans leur job.

 

La soirée d’intégration

On organise souvent des afterworks et des événements pour se retrouver et dès qu’une nouvelle promo arrive, c’est l’occasion de les intégrer ! Tous les collaborateurs sont invités et peuvent faire connaissance avec les nouveaux.

 

Le management de proximité

D’autre part, le collab fait régulièrement des points sur ses missions avec son manager pour évaluer ses progressions et le solliciter en cas de difficulté. Chez Uptoo, nous recrutons 100% de jeunes diplômés et nous croyons que le meilleur moyen de les former et de les faire réussir, c’est l’accompagnement d’un manager de proximité. Nos managers ont des équipes de 3 / 4 max et peuvent ainsi allouer du temps pour les nouveaux. Ils sont présents pour les rendez-vous, les points avec les clients, les tâches au quotidien, etc.

 

La formation continue

Les nouveaux sont incités à participer à des formations hebdomadaires. Ces formations qu’on appelle les “learn” sont l’occasion de partager ses best practices, les difficultés rencontrées, comment y remédier et faire au maximum des cas particuliers des généralités. Le but est que chacun réussisse et soit épanoui ! Ces formations sont animées par les collaborateurs eux-mêmes. Pas de manager ou d’externe. Un expert du sujet vient partager ses techniques pour réussir et inspirer les autres. C’est un excellent moyen quand on arrive pour prendre les bons réflexes.

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